Política de Tratamiento de Datos

1. GENERALIDADES DE LA POLÍTICA DE GENERAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1.1. Introducción. IBARRA ABOGADOS S.A (en adelante, IBARRA ABOGADOS) en su calidad de responsable de los datos que le proveen y suministran sus empleados, contratistas, aspirantes a empleados, visitantes y proveedores, mediante la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece las finalidades, tratamiento y procedimientos que regirán sus Bases de Datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política.

1.2. Autorización. Mediante el suministro de alguno de los datos personales en la forma señalada en esta Política, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a IBARRA ABOGADOS para recolectar sus datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Tratamiento y la ley.

1.3. Responsable y encargado del tratamiento de datos. El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad IBARRA ABOGADOS S.A, con número de identificación tributaria NIT. 800205382-1; domicilio y dirección en Calle 98 # 9A-41, Oficina 309, Edificio AB Proyectos, Bogotá – Colombia, Teléfono: (571) 236 0880, correo electrónico: mcastiblanco@ibarra.legal

1.4. Entrada en vigencia de las Políticas. Diciembre 11 de 2015.

1.5. Cambios en la Política de Tratamiento. Todos aquellos cambios introducidos en la presente Política que sean de carácter sustancial, serán comunicados a los Titulares por medio de correo electrónico, publicación en página web o carteleras, según el caso.

1.6. Contacto. Cualquier duda o solicitud adicional de información será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Tratamiento.

1.7. Periodo de vigencia de la base de datos. Las Bases de Datos de IBARRA ABOGADOS se mantendrán vigentes durante el plazo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales han sido creadas y para cumplir con las obligaciones legales y contractuales del caso. Por lo tanto, los datos que se encuentran en las Bases de Datos permanecerán almacenados y serán tratados mientras las referidas finalidades deban ser cumplidas y satisfechas.

1.8. Legislación vigente. La legislación aplicable y actualmente vigente para el tratamiento de datos personales en Colombia se encuentra en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008.

1.9. Almacenamiento de datos personales y condiciones de seguridad. Las medidas de seguridad con las que cuenta IBARRA ABOGADOS buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. IBARRA ABOGADOS, con el fin de satisfacer el principio de seguridad que rige el Tratamiento de Datos Personales, ha implementado de forma diligente medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance.

Los Titulares, al aceptar la presente Política mediante las formas previstas, autorizan expresamente a IBARRA ABOGADOS para almacenar y guardar sus datos personales en la forma y con las medidas de seguridad que este considere más conveniente y adecuada, y así mismo aceptan expresamente las formas y medidas de protección descritas y declaran que las consideran convenientes y suficientes para todos los propósitos relacionados con la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales contenida en este documento.


2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE IBARRA ABOGADOS

2.1. Datos que se recopilan y forma de obtención. Los datos personales incorporados o que llegaren a incorporarse en las Bases de Datos de IBARRA ABOGADOS se podrán recolectar por solicitud expresa de IBARRA ABOGADOS, por iniciativa del Titular o por su comportamiento, por exigencia de la ley, suministro de terceros y, en general por cualquier medio. En particular, IBARRA ABOGADOS recolectará, pero sin limitarse a ellos, los siguientes datos:

a. Para la base de datos de empleados y contratistas: Nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, huella dactilar, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, referencias, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras compañías o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la presente Política.

b. Para las bases de datos de clientes, proveedores y visitantes: Nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, antecedentes comerciales, judiciales, disciplinarios y de cualquier naturaleza, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, necesidades e intereses, lugar de trabajo, huellas dactilares, fotografía o imágenes del rostro y corporales, firma, necesidades e intereses, fechas y horas de acceso a las instalaciones de IBARRA ABOGADOS.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente por los Titulares, o recolectados al inicio y/o durante la relación laboral o civil entre los Titulares e IBARRA ABOGADOS.

2.2. Finalidad de la base de datos.

a. En relación con todas las bases de datos: Son finalidades de las bases de datos: i)La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, contractuales, profesionales, comerciales y regulatorios a cargo de los Titulares y/o IBARRA ABOGADOS iii) La socialización de políticas, proyectos, programas, ofertas y cambios organizacionales iv) La realización de análisis estadísticos, comerciales, jurídicos, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo v) La implementación de campañas, políticas y directrices comerciales, financieras y de mercadeo vi) La difusión de los asuntos, investigaciones o casos atendidos por IBARRA ABOGADOS vii) El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS viii) El cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares ix) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de IBARRA ABOGADOS  

b. En relación con la base de datos de empleados y contratistas de IBARRA ABOGADOS: i) Cumplir el objeto de la relación laboral o civil que se hubiere adquirido con los Titulares ii) Conservar y administrar la información de la relación laboral o comercial con los Titulares iii) Publicar y difundir en la página web de IBARRA ABOGADOS o en cualquier otro medio de difusión, los perfiles académicos profesionales de los Titulares iv) Realizar estudios históricos, administrativos o estadísticos del personal de IBARRA ABOGADOS v) Mantener la seguridad de las instalaciones de IBARRA ABOGADOS y de quienes allí laboran vi) Mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su relación laboral o comercial vii)Verificar conflictos de intereses en nuevos empleados o contratistas de IBARRA ABOGADOS, así como inhabilidades y e incompatibilidades de los mismos viii) Proteger la salud de los empleados y contratistas de IBARRA ABOGADOS ix) Cumplir con los deberes legales o constitucionales como empleador o contratante x) Cumplir el objeto social de IBARRA ABOGADOS.

c. En relación con la base de datos de clientes, proveedores, aliados comerciales y visitantes: i)La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales ii) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios iii) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de IBARRA ABOGADOS iv) La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales v) La difusión de los casos o asuntos atendidos por IBARRA ABOGADOS vi)La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos, calificación de riesgo vii)El cumplimiento del objeto social de IBARRA ABOGADOS y el cumplimiento del objeto contractual o civil con los Titulares viii) La defensa de los clientes de la firma y la ejecución del encargo o servicios jurídicos contratados.

d. Información y datos de menores de edad. IBARRA ABOGADOS solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de IBARRA ABOGADOS, o de aquellos que tengan estricta relación con los casos o asuntos para los cuales IBARRA ABOGADOS haya sido contratado por sus clientes. Para tales efectos, IBARRA ABOGADOS tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores.  

e. Datos de carácter sensible: IBARRA ABOGADOS solo recopilará y/o tratará datos considerados como Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. Para tales eventos, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, los datos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

f. Información y datos sensibles relacionados con el estado de salud.Los datos relacionados con el estado de salud de los empleados o contratistas son considerados Datos Sensibles de acuerdo con la legislación vigente. En consecuencia, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, IBARRA ABOGADOS informa a los Titulares de estos datos que no están obligados a suministrarlos o a autorizar su tratamiento.

En caso que los Titulares decidan suministrar estos datos a IBARRA ABOGADOS y otorgar el correspondiente consentimiento, estos serán recopilados y tratados únicamente para las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

2.3. Uso o tratamiento de los datos personales. IBARRA ABOGADOS solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a IBARRA ABOGADOS para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre IBARRA ABOGADOS y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de IBARRA ABOGADOS iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece IBARRA ABOGADOS iv)Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas o para conveniencia de los Titulares v) Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos y de seguridad vi) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos v) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales vi) Ceder y compartir en los mismos términos la presente autorización entre IBARRA ABOGADOS, o cualquier otra sociedad matriz, filial o subordinada. Así mismo, el Titular expresamente manifiesta que la autorización concedida continuará vigente en caso que IBARRA ABOGADOS llegare a fusionarse, escindirse o transformarse, por lo cual la autorización se entenderá otorgada a la compañía resultante de la escisión, fusión o transformación. vii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a IBARRA ABOGADOS, aliados comerciales o a otras sociedades o personas que IBARRA ABOGADOS encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política viii) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales ix) Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial, reputacional y de seguridad de manera directa o a través de compañías externas x) Monitorear la información y conducta comercial y financiera xi) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de IBARRA ABOGADOS o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley xii)Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida de terceros administradores de bases de datos, previa autorización expresa del Titular para dicha consulta xiii) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley.


3. DERECHOS DE LOS TITULARES Y SU EJERCICIO

3.1. Derechos de los titulares. Los titulares de datos personales tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 son derechos de los Titulares los siguientes: i) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato ii) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento iii)Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales iv) Solicitar prueba de la autorización otorgada v) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales vi) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

3.2. Procedimiento para consultas, actualizaciones, peticiones u reclamos en relación con datos personales.

a. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es el área administrativa de IBARRA ABOGADOS.

b. Procedimiento aplicable. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto señaladas en la presente Política de Tratamiento.

A continuación, se explicará el procedimiento a seguir, según el tipo el tipo de petición que llegaren a interponer los titulares:

  • Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, IBARRA ABOGADOS responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
  • Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales.Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante IBARRA ABOGADOS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a IBARRA ABOGADOS con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, IBARRA ABOGADOS podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que IBARRA ABOGADOS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2) Una vez recibido el reclamo completo, cuando este no pueda ser resuelto de manera expedita y siempre y cuando sea técnicamente posible, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual o legal de permanecer en la base de datos de IBARRA ABOGADOS, como por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos”

Gabriel Ibarra.

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